Mi az a telekonferencia? És miben különbözik a szokásos telefonos beszélgetéstől (és még az internetes telefonálás segítségével folytatott beszélgetéstől is)? Van különbség, és jelentős. A résztvevők számában rejlik.
Valószínűleg látott konferenciahívásokat a filmekben, és lehet, hogy maga is részt vett ezekben a munkahelyén. Ha ilyen megbeszélésekre kerül sor a szervezetben, egy speciális készüléket helyeznek el az igazgató asztalára, amely lehetővé teszi az alkalmazottak kiválasztását a konferencián való részvételhez. Az alkalmazottak maguknak szokásos telefonkészülékeik vannak, néha még tárcsázókkal sem rendelkeznek (helyettük csatlakozók vannak). Az igazgató döntésétől függően az alkalmazottak mindegyike hallgathat és beszélhet, vagy csak hallgathat, vagy egyáltalán nem vehet részt az értekezleten. Ez egyfajta telekonferencia is.
Az ilyen jellegű kifinomultabb eszközök nemcsak hang-, hanem videotelefonos kommunikációt is lehetővé tesznek. Bizonyos esetekben ez nagyon kényelmes: kísérheti a beszélgetést illusztrációk, rajzfoszlányok, diagramok stb.
Az internet elterjedésével lehetővé vált a számítógépek használata telekonferenciákhoz. Kezdetben az ilyen konferenciák csak szöveges alapúak voltak. Különösen az IRC (Internet Relay Chat) protokollt kifejezetten az ő magatartásukra tervezték, amely lehetővé teszi konferenciák létrehozását, amelyek során az egyik résztvevő által küldött üzenetet mindenki más láthatja. Az XMPP protokollban kibővítik a konferencia résztvevőinek képességeit: nemcsak szövegesen tudnak kommunikálni, hanem magyarázó diagramokat is rajzolhatnak egy közös virtuális táblára, és a résztvevők bármelyikének által rajzolt minden vonal azonnal láthatóvá válik a többiek számára.
Idővel a szoftverfejlesztők lehetővé tették a hang- és videokonferenciák virtuális analógjainak lebonyolítását az interneten. Ez nem igényli a számítógép internet-hozzáféréssel történő felszerelését semmilyen kiegészítő eszközzel, kivéve a kamerát és a mikrofont. Akkor minden ugyanúgy történik, mint a szokásos IP-telefonálásnál, csak nem két résztvevő van, hanem több.
Néhány külföldi országban a közönséges vezetékes telefon használója telekonferenciát tarthat egy speciális konferenciahívás-szolgáltatás összekapcsolásával. Oroszországban hasonló szolgáltatást nyújtanak a mobilszolgáltatók.
Rádióval beszélve automatikusan megkapja a telekonferencia analógját. Az egyetlen különbség az, hogy a kommunikáció nem duplex, hanem szimplex. Ez azt jelenti, hogy egymás után kell beszélni és hallgatni, de nem egyszerre.