Ha faxot szeretne küldeni egy levélnek, akkor annak összeállításakor tartson be bizonyos szabályokat, hogy a címzett elolvassa és ne egyenesen a papírkosárba küldje.
Utasítás
1. lépés
Írjon levelet egy szövegszerkesztő MS Word-ben vagy az MS Publisher-ben kiválasztható sablon használatával (a cég logójával). Ha táblákat fog küldeni, akkor elfogadható az MS EXEL használata is. A képeknek.jpgG kiterjesztéssel kell rendelkezniük.
2. lépés
A faxon küldött szokásos levél mérete egy A4-es oldal. Betűtípus - legalább 10 pontos méret. Ezért ne terjessze gondolatait a fa mentén, hogy ne kelljen több oldalra levelet küldeni. És ne próbáljon minden szükségesnek tartott információt egy oldalon elhelyezni a nullához közelítő betűmérettel.
3. lépés
Legyen világos és tömör. Ha címzettjének további információkra, információs táblázatokra, képekre van szüksége, nem habozik erről tájékoztatni Önt a levelében megadott telefonszámokon vagy e-mail címen. Csak arról írjon, ami érdekes lehet a címzettje számára. Ha kérést küldtek Önnek, kérjük, csak erre válaszoljon.
4. lépés
Ne helyezzen be túl kicsi képeket vagy összetett grafikájú képeket a szövegbe, hogy a címzettje ne maradjon szó szerint "elmosódott" benyomásban rólad, a szolgáltatásaidról és a cégedről.
5. lépés
Címezzen minden címzettet név és védnév szerint, még akkor is, ha faxon küld levelet. Feltétlenül köszönje meg a címzettnek, hogy elolvasta ezt a levelet, és csak ezután folytassa az árukkal vagy szolgáltatásokkal kapcsolatos információk bemutatását, illetve a kérdésére adott válasz megválaszolását.
6. lépés
Ha kereskedelmi levelezéssel foglalkozik, próbálja meg felhívni a potenciális ügyfél figyelmét árai és szolgáltatásai árai és kedvezményei segítségével, grafikusan kiemelve azokat.
7. lépés
A levél befejezésekor feltétlenül fejezze ki reményét a további együttműködésre. Adja meg szervezete címét, telefon- / faxszámát és e-mail címét (még akkor is, ha Ön korábban már jelezte).
